Privacy van Lovatics

Op 25 mei gaat de nieuwe Privacy wet in. Je zal de afgelopen tijd veel mailtjes en formuliertjes er voor moeten hebben ingevuld. Maar dat zijn allemaal verenigingen, bedrijven en scholen. Hoe gaan wij hier mee om als Demi Lovato Nederland?

De meeste formulieren die langs komen gaan vooral om de foto’s die van je gemaakt kunnen worden. Wij hebben hier ook een formulier voor. De eerste is voor het kamp. Hier kan je in vermelden of je op de foto wilt en waar wij als Demi Lovato Nederland deze foto’s voor mogen gebruiken.

Wij kunnen de foto’s gebruiken op onze website, denk aan artikelen over meetings en het kamp. Dit zijn allemaal foto’s van vorige keren dat we dat deden. Verder plaatsen wij ook wel eens foto’s van de meetings en/of kamp direct op social media en de stories op Instagram en Facebook. Hier kan je ook toestemming voor geven, of juist niet. Ook kunnen de foto’s in nieuwsbrieven komen of gebruikt worden ter promotie van evenementen. Denk bij dat laatste aan de omslagfoto van een evenement op Facebook of een advertentie op Facebook en Instagram. Dit kan namelijk best iets zijn waar jij niet op wilt staan.

De regel met de nieuwe privacywet is ook dat als het niet aangegeven is dat je foto’s van mensen mag maken, dat je het dan ook niet mag doen. Je moet het dus echt aangeven! Dit is bijvoorbeeld ook handig als andere Lovatics die naar de evenementen komen foto’s willen maken weten of ze dat van iedereen mogen of van een paar mensen niet. We zullen dit dan ook duidelijk aangeven.

Een voorbeeld van de formulieren vind je hier.

Adressen

Als je iets bij ons besteld geef je je adres door. Deze staat dan in onze mail en drive (alleen bij de TMYLM armbandjes staat het ook op drive). Wat we hier mee doen is zo snel mogelijk, als we je adres gebruikt hebben om het pakketje te versturen, deze meteen uit onze mail te halen.

Adressen die op de drive staan, bewaren wij totdat deze actie is afgelopen. Dus op 20 juni verwijderen we de bestanden waar de adressen van de TMYLM tour armbandjes in staan. Waarom we deze bewaren? Zo kunnen we iedereen nog een herinnering sturen over de acties, eventueel nieuwe armbandjes en als er nog meer besteld wordt vanuit dezelfde persoon dan hebben we het adres nog even staan.

Informatie van evenementen blijft ook tot de dag van het evenement staan, daarna worden deze verwijderd. Dit geldt voor meetings (hierbij gaat het om naam, telefoonnummer en e-mailadres), voor Camp Lovatic (hier gaat het om adressen, e-mailadressen, telefoonnummers van jezelf maar ook van je contactpersoon, daarnaast ook een deel medische informatie) en voor het vriendenboekje (mogelijk adres, telefoonnummer, e-mailadres en foto).

Bij enquêtes doen we dit anders. Hierbij bewaren we wel de informatie, omdat dit vooral om de vragen gaat en niet zo zeer om de e-mailadressen. We kunnen de e-mailadressen wel deels verwijderen, maar nooit helemaal zonder de rest van de informatie te behouden. Maar het voordeel is, je kan de enquêtes altijd anoniem invullen.

Wachtwoorden

Verder zijn onze accounts goed beveiligd. Meerdere accounts zijn met een dubbele stap verificatie beveiligd en we veranderen het wachtwoord minimaal 2 keer per jaar. We gebruiken hiervoor geen random wachtwoord generator, omdat het wachtwoord dan voor ons ook niet te onthouden valt. Wel gebruiken we de standaard je hebt een hoofdletter, kleine letter, cijfer en vreemd teken.

Wat wel gebeurt is dat iedereen iets voor ons invult waar je een e-mailadres bij invult,wordt uitgenodigd voor onze nieuwsbrief. Je ontvangt dan de eerste welkomstmail en daarna de gewone nieuwsbrieven (1 maandelijkse mail en een apart iets wat we aan de aandacht willen brengen). Hiervoor kan je jezelf op ieder moment voor uitschrijven.

We hopen jullie hiermee voldoende geïnformeerd te hebben!